INFORMATIONS CLES
Où : Espagne
Début de l’initiative : Novembre 2019
Statut: actif
Beneficiaires: ILUNION Social Business Group et les employés de la Fundación ONCE
Financé par : les fonds propres d’ILUNION Social Business Group
ZOOM SUR LA PRATIQUE
Digital WorkPlace est un projet de transformation numérique et culturelle, découlant de l'engagement de l'organisation pour les évolutions technologiques et la numérisation, tout en gardant une approche centrée sur la personne. L'initiative repose sur trois piliers principaux - la productivité individuelle et collective et la méthodologie agile - et a quatre objectifs principaux : accroître l'efficacité et la productivité personnelles ; favoriser le travail d'équipe via des plateformes collaboratives ; faciliter l'accès à l’information ; digitaliser et automatiser les données, tout en garantissant l'accessibilité.
Les employés disposent d'un portail Web intuitif qui propose tous les supports audiovisuels de référence, ainsi que les enregistrements des sessions de formation en ligne. Afin de favoriser la mise en œuvre de l'initiative, Digital WorkPlace a promu des "Champions", des ambassadeurs numériques ayant pour mission de guider les travailleurs dans le processus de transformation numérique. Le projet a également favorisé le développement de compétences numériques avec les outils Microsoft 365 grâce à une formation en ligne.
Jusqu'à présent, plus de 15 webinaires ont été organisés, avec 10 000 participants/vues.
APPROCHE METHODOLOGIQUE
La pratique repose sur des événements, des webinaires et des ateliers dispensés aux travailleurs via Microsoft Teams, un portail Web sur SharePoint et une communauté d'utilisateurs sur Yammer.
Les contenus sont façonnés en tenant compte des besoins de tous les participants, ainsi que des informations recueillies par le biais des Champions, des sondages et des formulaires. L'accessibilité et la convivialité des contenus et des outils sont des aspects clés qui sont pris en compte dans la conception des formations.
Les progrès des participants sont évalués à travers un suivi de la mise en œuvre du projet grâce à une analyse mensuelle des KPI et à une comparaison avec leur niveau initial.
COMPETENCES DEVELOPPEES
Les participants acquièrent des compétences numériques et des connaissances sur les nouveaux processus de numérisation qui peuvent contribuer à améliorer leur productivité.
L’ASPECT INNOVANT
Digital Workplace est une pratique innovante car elle repose sur un modèle de formation en ligne, complété par un portail web, qui permet à tous les travailleurs de participer de manière flexible (apprentissage synchrone ou asynchrone). Un espace collaboratif a été créé sur YAMMER pour permettre aux participants de partager résultats et actualités, poser des questions, etc. Le projet a permis la mise en œuvre complète de la technologie Microsoft et, par conséquent, la digitalisation de nombreux processus.
IMPACT & DURABILITE
Alors que le projet a été lancé en novembre 2019, l'évaluation initiale et la collecte des besoins étaient en cours lorsque la pandémie de Covid-19 a éclaté. Le confinement a stimulé la numérisation et rendu ce projet encore plus pertinent et nécessaire, en particulier pour tous les travailleurs des activités non essentielles qui travaillaient à domicile. Les sessions de formation ont commencé en avril 2020 et depuis lors, les indicateurs se sont améliorés : tous les webinaires ont enregistré plus de 10 000 participants/vues sur le portail Web ; plus de 12 millions de documents ont été transférés vers OneDrive ; près de 6 000 sites ont été créés sur SharePoint ; l'utilisation de Microsoft Teams comme outil de collaboration et de communication a été consolidée.
La pérennité de la pratique est garantie par la figure des Champions. Ils apparaissent comme des référents proches des travailleurs. Ils sont également chargés de la promotion et du suivi du projet et de ses résultats dans leurs entreprises, ainsi que de l'identification des besoins, des enjeux et des préoccupations.
Contacts
Oscar da Pena
odapena@ilunion.com
https://www.ilunion.com/en